facebook

Audyt technologiczny Drukuj

Jak przeprowadzić audyt technologiczny?

Wprowadzenie
Zwiń

Audyt technologiczny jest usługą ekspercką, skierowaną głównie do firm produkcyjnych (posiadających wdrożoną technologię lub np. park maszynowy), w ramach której weryfikuje się zdolności produkcyjne oraz technologiczne przedsiębiorstwa oraz konfrontuje się je z obecnym stanem technologii, konkurencji oraz rynku.

Audyt technologiczny to również identyfikacja słabych i mocnych stron przedsiębiorstwa przeprowadzona w oparciu o ocenę zasobów kadrowych, infrastruktury i know-how firmy. To również metoda oceny przedsiębiorstwa pod kątem potencjału technologicznego, stosowanych procedur oraz ewentualnych potrzeb. Przeprowadzany jest on najczęściej z zewnętrznym ekspertem branżowym.

Zakres dobierany jest w zależności od potrzeb audytowanej firmy, zawsze zawiera natomiast analizę procesu produkcyjnego, istniejących i potencjalnych problemów technologicznych, analizę kluczowych technologii wykorzystywanych w firmie, źródeł pochodzenia technologii oraz stopnia ich zużycia jak również profilu technologicznego firmy w porównaniu z konkurencją.

Po audycie, przedsiębiorstwo otrzymuje raport w którym przedstawiony jest obecny stan firmy pod kątem jej rozwoju technologicznego wraz z kierunkami rozwoju, wnioskami oraz zaleceniami do dalszych działań.

Więcej informacji na temat audytu można znaleźć na stronie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, pod następującym linkiem: http://www.pi.gov.pl/iob/chapter_86488.asp

Schemat postępowania
Zwiń

Krok 1. Identyfikacja potrzeb oraz zasobów

Wejście: Przedsiębiorstwo, zainteresowane tematyką audytu technologicznego, bez świadomości posiadanych zasobów oraz sprecyzowanych potrzeb co do samego audytu jak i etapu poaudytowego, po pozytywnej decyzji poddania się audytowi.

Opis: W celu poprawnego przeprowadzenia audytu technologicznego, niezbędne jest wykonanie przez firmę identyfikacji własnych potrzeb oraz zasobów, które mogą być użyte do wdrażania zmian:

a) Czy posiadam wdrożone technologie/know-how które mogą być poddane audytowi? –sprecyzowanie, która część firmy ma być poddana weryfikacji (całość czy np. dział). Odpowiedzią na to pytanie powinna być lista obszarów, które firma chciałaby zweryfikować;
b) Na jakim etapie rozwoju się znajduję? – audyt technologiczny może być wykonany w firmach na różnym etapie rozwoju:

Firma na początkowym etapie działalności – audyt ma na celu doradztwo albo pomoc w doborze odpowiedniego parku maszynowego, weryfikację posiadanych technologii,


Firma o ustabilizowanej pozycji rynkowej – audyt ma na celu m.in. ocenę obecnego stanu technologii w stosunku do technologii konkurencyjnych, przedstawienie alternatyw, wskazanie czy obecnie posiadane zasoby mogą być w dalszym ciągu konkurencyjne.


c) Co chcę osiągnąć przez audyt? Jakie są moje oczekiwania? – firma może być zainteresowana np. oceną stanu parku technologicznego i resursu maszyn, propozycją zmian w ustawieniu parku maszynowego, itp.
d) Jaki jest stopień otwartości Zarządu na propozycje zmian? – przed audytem warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy chęć spotkania audytowego wyraża np. technolog, czy też osoba zarządzająca. Odpowiednie podejście Zarządu jest również kwestią kluczową przy zbieraniu informacji podczas audytu.
e) Czy posiadam odpowiednie zasoby do wdrożenia ewentualnych zmian? – przedsiębiorstwo powinno posiadać świadomość, że wdrożenie proponowanych zmian będzie angażowało pewne zasoby w firmie (finansowe, intelektualne, infrastrukturalne itp.)

Wyjście: Zdiagnozowane wewnętrznie przedsiębiorstwo, mające sprecyzowane oczekiwania co do spotkania audytowego, posiadające informacje na temat swoich zasobów, stanu przygotowania i stopnia możliwości wprowadzenia zmian. Diagnoza może być w formie dokumentu wewnętrznego.

Krok 2. Odnalezienie instytucji audytującej

Wejście: Przedsiębiorstwo ze sprecyzowanymi oczekiwaniami, poszukujące instytucji świadczącej usługi jak najbardziej dopasowane do jego profilu (branżowego, produkcyjnego itp.)

Opis: Kolejnym etapem jest odnalezienie oraz wystosowanie zapytania do instytucji, które w swoich kompetencjach mają przeprowadzanie audytów technologicznych. Podczas wyboru, warto kierować się następującymi kryteriami:

doświadczenie instytucji – poszukiwana instytucja powinna charakteryzować się uznaną reputacją, którą można zweryfikować m.in. poprzez system referencji,


ilość przeprowadzonych audytów – liczba przeprowadzonych audytów oraz ich jakość merytoryczna jest czynnikiem kluczowym przy wyborze audytorów. Warto dowiedzieć się, czy audyty wykonywane były tylko jedną metodologią, czy też wieloma,


czas obecności na rynku – poszukiwany partner powinien charakteryzować się jak najdłuższym czasem funkcjonowania na rynku,


poziom merytoryczny konsultantów oraz ekspertów branżowych – wykształcenie, doświadczenie oraz liczba obsługiwanych firm poprzez poszczególnych audytorów jest kolejnym kluczowym czynnikiem sukcesu audytu.



Wyjście: Decyzja o nawiązaniu kontaktu z najlepszą dostępną dla firmy instytucją audytującą, ustalanie warunków oraz terminu spotkania audytowego.

Krok 3. Przygotowanie do audytu

Wejście: Ustalony termin oraz warunki wejścia audytorów do przedsiębiorstwa, gotowość udostępnienia żądanych danych.

Opis: Podstawowym elementem przygotowania do audytu jest podpisanie z wybraną instytucją audytującą stosownej umowy lub klauzuli o poufności danych (powinno to dotyczyć również eksperta branżowego, który będzie uczestniczył w audycie). Po podpisaniu takich dokumentów, należy udostępnić instytucji dane, niezbędne do przeprowadzenia efektywnego spotkania (dane finansowe, wielkości sprzedaży, informacje o dostawcach, itp.). Udostępnienie takich danych powinno odbyć się ok. 2 tygodnie przed planowanym audytem. Kilka dni przed audytem, firma może poprosić o udostępnienie informacji na temat składu zespołu audytującego. Instytucja audytująca powinna również na tym etapie przedstawić listę osób, które ze strony firmy powinny brać udział w audycie.

Wyjście: Podpisane wszelkie konieczne dokumenty do przeprowadzenia audytu, przekazanie koniecznych danych, ustalony Zespół ze strony firmy, który będzie brał udział w spotkaniu.

Krok 4. Przeprowadzenie audytu

Wejście: Posiadanie merytorycznego i przygotowanego Zespołu ze strony przedsiębiorstwa który bierze udział w audycie, otwartość w kontakcie z audytorami.

Opis: Audyt, w zależności od skomplikowania, oczekiwań firmy oraz wielkości przedsiębiorstwa może potrwać od 2 godzin do kilku dni. Na samym początku spotkania (lub nawet bezpośrednio przed nim) powinien zostać zaprezentowany plan audytu, który następnie powinien być konsekwentnie realizowany aby w jak najmniejszym możliwym stopniu zaburzać codzienny rytm pracy firmy. Na samym początku audytu warto ustalić, w którym momencie odbędzie się wizytacja firmy (hale, linie technologiczne, magazyny, itp.), która jest niezbędnym i podstawowym elementem audytu technologicznego.

Wyjście: Przeprowadzony audyt, zebrane dane przez audytorów, dostępność telefoniczna firmy w przypadku doprecyzowania wątpliwych kwestii, oczekiwanie na raport.

Krok 5. Dostarczenie raportu poaudytowego

Wejście: Otrzymany raport z audytu technologicznego, dostępność czasowa czytelników do dokładnego jego przeczytania i weryfikacji.

Opis: W terminie maksymalnie dwóch miesięcy od przeprowadzenia spotkania audytowego, instytucja audytująca powinna przedstawić raport poaudytowy z opisem m.in. bieżącej kondycji firmy, prognoz na przyszłość oraz z zaleceniami i rekomendacjami co do dalszych planów firmy. Raport powinien zostać dokładnie przeczytany i przeanalizowany przez osoby z firmy, biorące udział w audycie. Następnie, doradza się wewnętrzne spotkanie tych osób, podczas którego wyrażają one opinie o raporcie, wymieniają się doświadczeniami i uzgadniają wspólne stanowisko co do proponowanych w raporcie rekomendacji.

Wyjście: Osoby biorące udział w audycie dogłębnie zapoznały się z raportem, ustalono stanowisko w firmie na temat treści raportu i zaleceń w nim zawartych, gotowość czasowa i przygotowanie merytoryczne na spotkanie poaudytowe z audytorami.

Krok 6. Omówienie raportu

Wejście: Ustalony dogodny termin i miejsce na spotkanie poaudytowe w przedsiębiorstwie, dostępność na spotkaniu możliwie największej ilości osób, które brały udział w audycie.

Opis: W terminie około dwóch tygodni od dostarczenia raportu, powinno odbyć się spotkanie poaudytowe, podczas którego przedstawiciele firmy oraz instytucji omawiają raport wraz z jego zaleceniami i – w zależności od kompetencji – sugerują następne kroki oraz plan wdrożenia rekomendacji, które firma uzna za stosowne. Ważne, aby takie spotkanie odbyło się w formie dyskusji, wymiany poglądów i informacji nie natomiast krytyki przedstawionego dokumentu. Celem audytu jest przede wszystkim identyfikacja słabych stron i zagrożeń, które mogą stawać przed firmą. Mogą one stać się siłą napędową do zmian w przedsiębiorstwie, które w rezultacie osiągnie lepszą pozycję konkurencyjną. Warto pamiętać, że sugestie zawarte w raporcie z audytu nie są dla firmy wiążące – może ona wprowadzić tylko część wskazanych rekomendacji, jeżeli taki krok uzna za stosowniejszy.

Wyjście: Odbyte spotkanie poaudytowe, omówione szczegóły raportu, koniec procesu audytu technologicznego.

Autor
Rozwiń
Załączniki
Rozwiń