facebook

Jak zorganizować misję gospodarczą dla mojej firmy Drukuj

Jak zorganizować misję gospodarczą dla firmy?

Wprowadzenie
Zwiń

Jednym z narzędzi pozyskiwania nowych kontrahentów na rynkach zagranicznych są wyjazdy na misje gospodarcze. W ujęciu przedsiębiorców, uznawany jest za nią powszechnie zorganizowany wyjazd jednego lub większej liczby przedsiębiorców do kraju mogącego stanowić rynek docelowy jego lub ich działalności eksportowej, połączony z udziałem w zorganizowanych spotkaniach biznesowych.
Wyjazdy na misje gospodarcze stały się popularne w Polsce w raz z pojawieniem się szeregu możliwości pozyskania dofinansowania na udział w nich. We wcześniejszych latach, możliwości takie dostarczały m.in. branżowe programy promocji realizowane przez Ministerstwo Gospodarki na poziomie centralnym czy Sektorowy Program Operacyjny Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw.
Wraz z okresem programowania 2007-2013 kompetencje w zakresie możliwości przyznania dofinansowania na ten cel osiągnęły Urzędy Marszałkowskie, w tym także Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego, co przyczyniło się do popularyzacji tej formy pozyskiwania kontrahentów zagranicznych. Ponadto pojawiły się nowe narzędzia dofinansowania tego typu aktywności polskiego biznesu.
Wśród instrumentów finansowych wspierających udział w misjach gospodarczych należy wymienić:
1) Działanie 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym, Regionalny Program Operacyjny Województwa Zachodniopomorskiego,
2) Działanie 6.1 Paszport do Eksportu, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka,
3) Działanie 6.5.2 Wsparcie udziału przedsiębiorców w programach promocji, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka,
4) Sieć Enterprise Europe Network finansowana ze środków Komisji Europejskiej,
5) Środki własne władz lokalnych i centralnych.

Za cele udziału przedsiębiorców w misji gospodarczej należy uznać:
1) Promocję przedsiębiorstwa na arenie międzynarodowej,
2) Pozyskanie kontrahentów zagranicznych,
3) Promocję marki polskiej gospodarki.

Przygotowując się do wyjazdu na misję gospodarczą należy podjąć szereg działań związanych z organizacją takiego wyjazdu. Realizacji tego typu działań można dokonać samodzielnie, bądź też zlecając tą usługę wyspecjalizowanym podmiotom doradczym lub instytucjom. Duże znaczenie, jeżeli chodzi o zakres misji, ma fakt pozyskania (bądź też nie) dofinansowania na ten cel. W przypadku pozyskania takiego dofinansowania, organizacja misji wiąże się z dodatkowymi wymogami formalnymi, które należy spełnić.

Organizatorem misji w przypadku ubiegania się o dofinansowanie ze środków unijnych może być:
1) Jednostka samorządu terytorialnego,
2) Instytucja Otoczenia Biznesu,
3) Instytucja zrzeszająca przedsiębiorców,
4) Firma doradcza,
5) Inny podmiot komercyjny.

Misja gospodarcza może, ale nie musi składać się w wielu przypadkach z następujących działań:
1) Zwiedzanie targów branżowych,
2) Spotkania z lokalnymi/krajowymi przedsiębiorcami,
3) Spotkania z miejscowymi instytucjami otoczenia biznesu,
4) Spotkania z miejscowymi władzami,
5) Spotkania z Polską placówką dyplomatyczną.

Należy stwierdzić, że w różnych sytuacjach może mieć także miejsce fakt udziału w takiej misji przedstawicieli władz samorządowych, co dodatkowo podnosi prestiż tej delegacji i nadaje jej bardziej oficjalnego charakteru.

Definicje
Rozwiń
Schemat postępowania
Zwiń

Krok 1. Podjęcie decyzji dotyczącej organizacji misji gospodarczej

Decyzja o wyjeździe na misję gospodarczą wynika przede wszystkim z przesłanek związanych z dążeniem do pozyskania nowych kontrahentów. Przedsiębiorcy mogą wyjeżdżać na misję gospodarczą indywidualnie lub w grupie. Niejednokrotnie wyjazdy kilku podmiotów dotyczą tej samej lub zbliżonych branż. Należy podkreślić, że wyjazd grupowy de facto może prowadzić do mniejszych kosztów jednostkowych ponoszonych przez poszczególnych uczestników wyjazdu ze względu na większe możliwości negocjacyjne warunków cenowych m.in. z firmami doradczymi organizującymi wyjazd czy też biurami podróży, które mogą obsługiwać misję pod względem logistycznym. Ponadto przyjeżdżająca do danego kraju grupa przedsiębiorców spotyka się z większym zainteresowaniem miejscowych władz i przedsiębiorców, aniżeli pojedyncze podmioty. Dlatego też ważne jest, aby wyjeżdżając na misję zweryfikować czy wśród firm współpracujących czy innych funkcjonujących na polskim rynku, nie ma podmiotów, które również byłyby zainteresowane tego typu formą pozyskania nowych kontrahentów.

Krok 2. Weryfikacja możliwości pozyskania dofinansowania

Istotnym elementem przy organizacji wyjazdu jest możliwość pozyskania dofinansowania na ten cel. Należy jednak podkreślić, że celem pozyskania dofinansowania należy złożyć wniosek o dofinansowanie niejednokrotnie z bardzo dużym wyprzedzeniem czasowym. Wynika to m.in. z terminów ogłaszanych naborów wniosków czy też kryteriów formalnych z tym związanych. Dlatego też warto podjąć taką decyzję odpowiednio wcześniej. Do najbardziej wartych polecenia źródeł finansowania należy zaliczyć działanie 1.3.2 RPO WZ, 6.1 PO IG, 6.5.2 PO IG, środki EEN, władze lokalne i centralne.
W celu pozyskania środków należy sprawdzić, czy w ramach wspomnianych działań RPO WZ i PO IG prowadzone są w danym momencie nabory wniosków. Ponadto należy skontaktować się w tej kwestii także z jednym z dwóch ośrodków EEN w województwie zachodniopomorskim, tj. Regionalnym Centrum Innowacji i Transferu Technologii lub Zachodniopomorskim Stowarzyszeniem Rozwoju Gospodarczego- Szczecińskie Centrum Przedsiębiorczości. Można także nawiązać kontakt z placówką dyplomatyczną danego kraju w Polsce lub polską placówką dyplomatyczną na danym rynku docelowym w kontekście możliwego dofinansowania wyjazdu zachodniopomorskich przedsiębiorców na dany rynek ze środków będących w dyspozycji tych instytucji.

Krok 3. Weryfikacja wymogów formalnych ubiegania się o dofinansowanie

Celem ubiegania się o dofinansowanie należy przede wszystkim zweryfikować kryteria formalne, które są jednym z aspektów decydujących o sukcesie w tym zakresie:
1.3.2 RPO WZ. Aby ubiegać się o dofinansowanie, grupa minimum 5 przedsiębiorców powiązanych branżowo musi pozyskać Organizatora wyjazdu, którym mogą być wyłącznie jednostki samorządu terytorialnego, instytucje otoczenia biznesu i instytucje zrzeszające przedsiębiorców. To Organizator podejmuje się realizacji misji i składa wniosek o jej dofinansowanie, zaś później przyznaje jej uczestnikom pomoc de minimis. Misja taka musi być powiązana z udziałem w imprezie targowo-wystawienniczej w charakterze zwiedzającego. Maksymalna kwota dofinansowania wynosi 12 000 zł na jedną firmę, nie więcej niż 60% kosztów kwalifikowanych. Według stanu na dzień 31.08.2012 r. nabór wniosków nie jest prowadzony.
6.1. PO IG. Wniosek o dofinansowanie wdrożenia Planu Rozwoju Eksportu jest składany indywidualnie przez przedsiębiorcę. Plan ten jest opracowany na jego zlecenie przez firmę zewnętrzną i określa on w sposób kompleksowy strategię eksportową danej firmy. Jednym z działań możliwych do dofinansowania jest indywidualny wyjazd na misję gospodarczą. Maksymalna kwota dofinansowania na wdrożenie PRE wynosi 200 000zł, jednak nie więcej niż 50% kosztów kwalifikowanych. W ramach projektu firma musi zrealizować oprócz wyjazdu na misję jeszcze minimum jedno działanie określone w dokumentacji konkursowej. Najbliższy termin rozpoczęcia naboru wniosków to 29.10.2012 r.
6.5.2 PO IG. W ramach działania Ministerstwo Gospodarki wskazało 15 kluczowych dziedzin polskiej gospodarki. Każda z nich będzie posiadała swojego koordynatora, który zrealizuje szereg działań promocyjnych na rynkach zagranicznych. Szczegółowe warunki udziału określają wytyczne, lecz firma może się ubiegać o dofinansowanie wyjazdu m.in. na misje gospodarcze i inne działania promocyjne do 75% kosztów kwalifikowanych. Aby móc otrzymać dofinansowanie, obowiązkowa jest realizacja przynamniej kilku działań zapisanych w programie danej branży. Nabór wniosków prowadzony jest w trybie ciągłym.
Enterprise Europe Network. Należy w tym celu skontaktować się z najbliższym punktem sieci EEN. Ustalenia odnośnie wyjazdu na misję i ewentualnego jej dofinansowania (jak i wielkości), podejmowane są w zależności od dyspozycji i przeznaczenia środków zapisanych w projekcie danego konsorcjum sieci EEN.
Władze lokalne i centralne oraz placówki dyplomatyczne innych krajów w Polsce. Należy na bieżąco śledzić informacje odnośnie podejmowanych przez te jednostki inicjatywachzwiązanych z organizacją wyjazdów na misje. Informacje na ten temat zamieszcza na swojej stronie internetowej m.in. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości oraz Krajowa Izba Gospodarcza.

Spełnienie wymogów formalnych stawianych przez dane instytucje stwarza możliwość ubiegania się o dofinansowanie z danego źródła.

Krok 4. Złożenie wniosku i ewentualne przyznanie dofinansowania

Celem pozyskania dofinansowania należy złożyć wniosek aplikacyjny we właściwej dla danego działania instytucji. Wniosek taki może zostać przygotowany samodzielnie przez firmę lub może ona skorzystać w tej dziedzinie ze wsparcia firmy doradczej zajmującej się pozyskiwaniem funduszy unijnych. Należy zwrócić uwagę, że nabory wniosków są przeważnie prowadzone w trybie konkursowym. Ze względu na ten fakt należy mieć świadomość, że pomimo poświęconego czasu na przygotowanie np. dokumentacji aplikacyjnej, jak i koszty z tym związane, firmie może zostać nieprzyznane dofinansowanie.

Krok 5. Organizacja logistyczna wyjazdu na misję gospodarczą

W związku z organizacją wyjazdu na misję gospodarczą należy podjąć szereg aktywności związanych z kwestiami logistycznymi. Należy tutaj pamiętać o:
Organizacji biletów lotniczych (jeżeli wymagane) lub innych środków transportu,
Organizacji transportu lokalnego,
Zakwaterowaniu,
Ewentualnej organizacji wiz,
Organizacji biletów na targi na rynku docelowym (jeżeli wymagane),
Organizacji rozwiązań przydatnych podczas wyjazdu, jak np. wtyczki do gniazdek elektrycznych stosowanych w Wielkiej Brytanii czy państwach Ameryki Północnej;
imienne identyfikatory; programy wyjazdu, przewodniki turystyczne itp.

Krok 6. Organizacja spotkań na rynku docelowym

Najważniejszym elementem związanym z udziałem w misji, a także realizacją celów jej przyświecających są spotkania biznesowe. Podczas misji zakłada się organizację przynajmniej kilku spotkań. Przeważnie mają miejsce spotkania:
W polskich placówkach dyplomatycznych,
W lokalnych izbach gospodarczych,
W lokalnych jednostkach samorządowych,
Z lokalnymi przedsiębiorcami.
Spotkania te mogą mieć charakter giełdy kooperacyjnej, konferencji czy też na przykład tzw. śniadania biznesowego. W celu organizacji spotkań, zaleca się kontakt z polskimi placówkami dyplomatycznymi
w danym kraju, czy też miejscowymi instytucjami branżowymi, jak również izbami gospodarczymi.

Krok 7. Przygotowanie materiałów promocyjnych

Istotnym elementem właściwej prezentacji podczas misji jest przygotowanie materiałów promocyjnych firmy przedstawiających w sposób kompleksowy jej ofertę. Materiały te powinny być przygotowane w języku kraju docelowego misji. Dodatkowo wskazane jest także przygotowanie innych gadżetów reklamowych, które można dystrybuować lub demonstrować podczas spotkań, jak np. próbniki.

Autor
Rozwiń