facebook

Staż, praktyka zawodowa w ramach międzynarodowych programów. Jak wysłać/pozyskać pracownika? Drukuj

Jak zgłosić pracownika do udziału w międzynarodowym programie stażowym?

Wprowadzenie
Zwiń

Staż / praktyka zawodowa to forma nauki polegająca na zdobywaniu lub pogłębianiu wiedzy teoretycznej oraz umiejętności praktycznych. Zasadniczo staż jest realizowany przez krótki okres czasu (poniżej 12 miesięcy) na podstawie porozumienia, które nie ma charakteru umowy o pracę, tym samym nie wlicza się w staż pracy w rozumieniu zapisów Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego . Powszechnym jest wyznaczenie stażyście mentora, który sprawuje opiekę i nadzór nad prawidłowym przebiegiem stażu zgodnie z wcześniej ustalonym planem jego realizacji. W ogólnym ujęciu staż ma formę bezpłatną lub płatną, w zależności od istniejącego źródła finansowania pobytu oraz zasad realizacji programu stażowego, natomiast miejsce odbywania stażu warunkowane jest przez potrzeby i oczekiwania zarówno samego stażysty, jak i podmiotu, który podejmuje się przyjąć praktykanta.
Realizacja pobytu stażowego powinna przynieść korzyści nie tylko osobie, która będzie bezpośrednio zaangażowana w jego realizację, ale także firmie udostępniającej swoje zasoby (kadrowe, infrastrukturalne, know-how). Pozytywy płynące z realizacji stażu można zatem rozpatrywać wielotorowo. Oprócz zdobywania i wymiany wiedzy oraz doświadczeń, następuje również nawiązanie trwałych kontaktów oraz uściślenie współpracy pomiędzy stażystą, a podmiotem goszczącym lub też pomiędzy instytucją, która wysyła swojego pracownika i przyjmującą go. Istotną cechą stażu jest prowadzenie działań praktycznych, które to powinny stanowić podstawę całkowitego wymiaru godzin pobytu stażowego. Wymierne efekty przynosi w szczególności współpraca interdyscyplinarna i międzysektorowa (np. nauka-przemysł).
Obecnie istnieje wiele inicjatyw, które umożliwiają odbycie stażów za granicą lub przyjęcie praktykanta z zagranicznego ośrodka, korzystając m.in. z funduszy Unii Europejskiej. Tym samym zarówno instytucja goszcząca, jak i stażysta nie muszą angażować własnych środków finansowych do podjęcia tego typu współpracy. Należy zaznaczyć, że pewna część międzynarodowych programów, w ramach których realizowane są pobyty stażowe zakłada konieczność nawiązania stosunku pracy, w związku z czym, zgodnie z polskimi przepisami, tego typu praktyka jest wliczona w staż pracy, a interesy obu stron są lepiej chronione.

Schemat postępowania
Zwiń

Krok 1. Identyfikacja potrzeb oraz zasobów

Wejście A: : Pracodawca zainteresowany jest wysłaniem pracownika na staż do zagranicznego ośrodka celem zdobycia lub doskonalenia umiejętności w danym zakresie, bez konieczności angażowania własnych środków finansowych. Określono oczekiwane rezultaty stażu, dokonano także weryfikacji kwalifikacji pracownika, jednak nie sprecyzowano rodzaju ośrodka goszczącego, do którego zostanie wysłany pracownik. Nie określono również, jak wyjazd pracownika wpłynie na funkcjonowanie podmiotu podczas jego nieobecności oraz jakie są potencjalne zagrożenia będące konsekwencją wyjazdu pracownika na staż zagraniczny.

Opis: : W celu pomyślnego oddelegowania pracownika na staż zagraniczny niezbędne jest wykonanie przez pracodawcę szczegółowej identyfikacji własnych potrzeb zasobów kadrowych oraz zagrożeń związanych z wyjazdem członka kadry pracowniczej:
a) Jakiego typu ośrodek stworzy mojemu pracownikowi stosowne warunki do zdobycia umiejętności w danym obszarze? : – określenie, jakie zasoby (m.in. infrastrukturalne, know-how) powinien posiadać podmiot, w którym pracownik zdobędzie lub udoskonali umiejętności, tak aby rezultaty stażu możliwie najkorzystniej wpłynęły na poprawę jakości pracy stażysty i funkcjonowanie firmy.
b) Ile czasu powinien trwać staż, aby pracownik nabył lub poszerzył kompetencje na oczekiwanym poziomie? : – określenie czasu trwania pobytu stażowego pod kątem efektywnego rozwoju umiejętności. Długość oddelegowania będzie zależeć od rodzaju kompetencji, które ma rozwijać pracownik oraz od obecnego poziomu jego umiejętności w danym zakresie.
c) Jak okresowa nieobecność pracownika wpłynie na funkcjonowanie firmy? : – podmiot powinien określić, w jakim stopniu wyjazd pracownika wpłynie na działalność firmy pod kątem jej możliwości wykonawczych.
d) Czy są zagrożenia związane z wyjazdem pracownia / jak im zapobiec? : – przed podjęciem decyzji o oddelegowaniu pracownika na staż, należy określić, czy wyjazd może wpłynąć niekorzystnie na funkcjonowanie firmy. Podwyższenie kompetencji pracownika może wiązać się z jego utratą, a wyjazd może sprzyjać wyprowadzeniu z firmy poufnych danych. Środkiem zaradczym jest np. zastosowanie umowy, która zobowiąże stażystę do powrotu, wykorzystania nabytej wiedzy na użytek pracodawcy oraz zachowania poufności.

Wyjście A : Określenie podmiotu przyjmującego pracownika na staż, świadomość konsekwencji czasowej nieobecności pracownika (decyzje) oraz zastosowanie narzędzi, mających na celu zabezpieczenie interesów firmy podczas oddelegowania pracownika zagranicę (np. umowa lojalnościowa/o poufności).
Wejście B: Pracodawca jest zainteresowany przyjęciem stażysty z ośrodka zagranicznego, celem wymiany wiedzy i doświadczeń w danym zakresie oraz uściślenia współpracy z podmiotami działającymi w określonym obszarze; bez konieczności angażowania własnych środków finansowych. Nie dokonano weryfikacji możliwości oraz zasobów, w celu zorganizowania pobytu stażowego we własnej firmie.
Opis: W celu przyjęcia stażysty na praktykę należy określić swoje możliwości, zasoby oraz oczekiwania względem osoby, która będzie odbywać staż:
a) Czy moja firma posiada stosowne zasoby, aby zapewnić praktykantowi warunki do odbywania stażu w danym obszarze? : – określenie, czy podmiot goszczący posiada zasoby (kadrowe, czasowe, infrastrukturalne, know-how, umiejętności językowe), aby przyjąć stażystę na praktykę.
b) Ile czasu powinien trwać staż, aby pracownik nabył lub poszerzył kompetencje na oczekiwanym poziomie? : – określenie czasu trwania pobytu stażowego pod kątem efektywnego rozwoju umiejętności i wymiany wiedzy, a także uściślenia współpracy i określenia dalszych planów dla wspólnych działań. Długość oddelegowania będzie zależeć od rodzaju kompetencji, które ma rozwijać pracownik oraz od obecnego poziomu jego umiejętności w dany zakresie.
c) Jakie kompetencje powinien posiadać stażysta, którego moja firma przyjmie na staż? : – podmiot powinien określić, jakimi umiejętnościami i doświadczeniem ma się wykazać praktykant aby rezultaty stażu były korzystne dla obu stron.
d) Czy są zagrożenia związane z przyjęciem stażysty / jak im zapobiec? : – przed podjęciem decyzji o przyjęciu stażysty, należy określić wszelkie zagrożenia związane w czasowym przyjęciem osoby z zewnątrz. Firma przyjmująca na staż powinna zadbać o ochronę własnych zasobów, m.in. danych i innych własności materialnych, niematerialnych i prawnych. Środkiem zapobiegawczym naruszeniu bezpieczeństwa firmy jest m.in. zastosowanie umów chroniących jej interesy.
Wyjście B: : Określenie profilu stażysty, weryfikacja zasobów firmy pod kątem organizacji pobytu stażowego dla osoby z zagranicy (decyzje) oraz zastosowanie narzędzi, mających na celu zabezpieczenie interesów firmy podczas realizacji stażu przez osobę z zewnątrz.

Krok 2. Określenie źródła finansowania

Wejście: : Przedsiębiorstwo lub stażysta sprecyzował oczekiwania i zasoby pod kątem realizacji pobytu stażowego, poszukuje możliwości sfinansowania stażu (we współpracy z jednostkami z zagranicy), ponieważ nie chce angażować własnych środków na jego realizację.

Opis: : Kolejnym etapem jest określenie i odnalezienie źródła finansowania na pokrycie kosztów wyjazdu na zagraniczny staż lub przyjęcia stażysty z ośrodka spoza Polski oraz dopasowanie go do własnych możliwości i kompetencji. W przypadku osoby indywidulanej – pracownika – należy odnaleźć programy / konkursy w ramach których będzie można pozyskać środki na indywidulany staż zagraniczny. Z kolei firma, która zainteresowana jest pozyskaniem stażysty z zagranicy określa i wyszukuje programy, w ramach których przyznawane są środki na instytucjonalne projekty stażowe, realizowane przez międzynarodowe konsorcja. W przypadku firmy, która zamierza zaangażować się w program stażowy, należy rozważyć rolę w projekcie, bowiem instytucja może pełnić w nim funkcję koordynatora lub partnera. Zasadniczo, aby objąć koordynację w międzynarodowym projekcie, należy wykazać się doświadczeniem w zakresie realizacji tego typu programów oraz wiedzą z zakresu zarządzania projektami i stosownymi zasobami. Funkcja partnera polecana jest w szczególności jednostkom, które przystępują po raz pierwszy do międzynarodowych projektów.
Wyjście: Wybór mechanizmów finansowych w ramach których jednostki pozyskają środki na staże zagraniczne (decyzja oraz lista istniejących mechanizmów wraz z określeniem kryteriów uczestnictwa).
Krok 3 – Poszukiwanie parterówWejście: : Firma dokonała wyboru mechanizmów finansujących staże jednak nie posiada potencjalnych parterów zagranicznych, z którymi mogłaby podjąć współpracę w ramach realizacji wspólnych inicjatyw stażowych. Określono profil podmiotów, z którymi przedsiębiorstwo / pracownik chce nawiązać współpracę.

Opis: : W celu znalezienia odpowiednich partnerów zagranicznych, w tym instytucji, które byłyby zainteresowane przyjęciem pracownika na staż należy podjąć szereg działań. Pomocne w tym zakresie są różnego typu narzędzia służące promocji firmy na poziomie europejskim oraz źródła danych zawierające informacje o podmiotach aktywnych w określonych obszarach tematycznych, m.in. bazy danych o partnerach do projektów międzynarodowych, strony internetowe stowarzyszeń zrzeszających instytucje działające w danym obszarze oraz sieci współpracy, bazy projektów międzynarodowych, bazy patentowe, periodyki tematyczne. W woj. zachodniopomorskim funkcjonują również służby, które pomagają i pośredniczą w nawiązywaniu kontaktów zagranicznych. Zdefiniowanie odpowiedniego partnera zagranicznego do wspólnych inicjatyw oraz nawiązanie z nim kontaktu jest kluczowe w podjęciu kolejnych działań, których celem będzie realizacja projektów stażowych.

Wyjście: : Nawiązanie kontaktów z potencjalnymi partnerami / instytucjami goszczącymi (lista partnerów).

Krok 3. Aplikacja

Wejście: : Gotowość do wzięcia udziału w konkursach na wnioski instytucjonalne (firma) lub indywidulane (pracownik firmy), w ramach których możliwe jest pozyskanie środków finansowych na wyjazd na staż zagraniczny lub przyjęcie stażysty z ośrodka spoza Polski. Określone zostały mechanizmy finansowe, w ramach których możliwe jest pozyskanie funduszy na staże oraz pozyskano kontakty z zagranicznymi jednostkami (potencjalni partnerzy projektów lub instytucje goszczące pracownika).

Opis: : W przypadku gdy firma podjęła decyzję o wysłaniu pracownika na staż zagraniczny oraz posiada informacje na temat istniejących zagranicznych programów stażowych, dokonuje wyboru konkursów, w których weźmie udział pracownik firmy. W ogólnym ujęciu istnieją dwa rodzaje konkursów / programów w ramach których przyznawane są fundusze na staże zagraniczne:
Konkursy ogłaszane bezpośrednio przez instytucje przyjmujące na staż: – w przypadku, gdy kandydat spełnia kryteria konkursu aplikuje bezpośrednio do podmiotu przyjmującego,
w ramach organizowanej rekrutacji. W zależności od konkursu istnieje możliwość zaproponowania własnej koncepcji pobytu stażowego lub też program stażowy jest ściśle określony przez instytucję, która przyjmuje na staż.
Konkursy ogłaszane są przez organizacje, które przyznają środki finansowe na staże zagraniczne realizowane w ośrodkach wybranych przez aplikantów : – w przypadku, gdy kandydat spełnia warunki konkursu, samodzielnie nawiązuje kontakt z wybraną przez siebie instytucja za granicą, wspólnie z nią opracowuje program stażu, po czym aplikuje o środki na jego realizację.

Natomiast firma, która posiada wiedzę na temat mechanizmów finansujących projekty stażowe, dokonuje ich selekcji, czego konsekwencją będzie przygotowanie i złożenie wniosku projektowego (rola koordynatora) lub zaangażowanie się w przygotowanie projektu, jako przyszły partner.

Wyjście: : Złożone aplikacje i wnioski projektowe w ramach międzynarodowych programów stażowych.

Krok 4. Realizacja

Wejście: : Aplikacja / wniosek projektowy został zarekomendowany do sfinansowania. Jednostka wchodzi w etap realizacji projektu stażowego lub/i pobytu stażowego.

Opis: : Pracownik firmy, który otrzymał finansowanie na pobyt stażowy wyjeżdża do zagranicznego ośrodka w celu realizacji stażu. Firma natomiast przystępuje do rekrutacji stażystów z zagranicy zgodnie w obowiązującymi normami oraz wytycznymi kontraktu. Po dokonaniu wyboru kandydata firma przyjmuje praktykanta, który realizuje program stażowy. Rezultaty poszczególnych etapów stażu oraz wyniki końcowe podlegają monitoringowi w celu ich weryfikacji oraz ewentualnego udoskonalenia programu stażowego.

Wyjście: Zrealizowany staż, wyniki stażu zebrane w postaci raportu.

Krok 5. Ocena i wykorzystanie rezultatów

Wejście: : Praktykant, który powrócił ze stażu przekazuje raport z realizacji pobytu pracodawcy, aby ten dokonał jego analizy. W przypadku zakończenia stażu zrealizowanego przez osobę z zagranicy, firma goszcząca stażystę również dokonuje analizy wyników stażu.

Opis: : Pracodawca weryfikuje wiedzę i umiejętności nabyte przez pracownika, który powrócił ze stażu; wspólnie tworzą plan dyseminacji wiedzy oraz jej wdrożenia w praktykę (np. nowa usługa, krajowy lub międzynarodowy projekt rozwojowy). Dyseminacja może przybrać różne formy (np. szkolenia dla pozostałych pracowników firmy), w zależności od polityki firmy oraz zapisów w umowach stażowych dotyczących rozpowszechniania wyników pobytu stażowego. Analogicznie postępuje firma, która przyjmowała stażystę z zagranicy. Plany rozpowszechniania rezultatów stażów oraz ich wdrożenia powinny powstać w pierwszym miesiącu po ukończeniu pobytów stażowych.

Wyjście: Analiza rezultatów stażu w postaci protokołu. Podjęcie określonych działań mających na celu rozpowszechnienie i wykorzystanie rezultatów stażu (decyzja, harmonogram działań).

Autor
Rozwiń