facebook

Audyt innowacyjności Drukuj

Jak przeprowadzić audyt innowacyjności?

Wprowadzenie
Zwiń

Innowacyjność jest elementem, który bezpośrednio wpływa na osiąganą przez firmę pozycję konkurencyjną w danej branży czy na danym rynku. Może dotyczyć każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, skali działalności, posiadanego doświadczenia. Może być wprowadzona w skali całej firmy, poszczególnych działów lub procesów.
Istnieje wiele definicji innowacyjności, ale wszystkie sprowadzają się do jednego znaczenia – takiego połączenia istniejących elementów, którego wynik nie istniał wcześniej. Już sam sposób połączenia tych elementów może być innowacyjny.
W teorii funkcjonują cztery podstawowe rodzaje innowacji (źródło: www.pi.gov.pl):
1. Technologiczne/techniczne – dotyczą rozwoju produktów i usług; są często wynikiem prac naukowo-badawczych; wiążą się ze znacznymi nakładami finansowymi.
2. Organizacyjne – wprowadzane na poziomie całego przedsiębiorstwa dotyczą zmian w sposobie jego funkcjonowania (na przykład organizacji zarządzania); nie wymagają dużych nakładów lub wręcz są bezkosztowe; mogą wynikać m.in. ze zmian przepisów prawa, wymagań klientów, działań konkurencji.
3. Procesowe – zmiany wprowadzane są na poziomie określonego procesu, np. technologicznego, zarządzania, obsługi klienta.
4. Marketingowe – wprowadzane w obszarze sprzedaży i dystrybucji dotyczą np. nowych sposobów dotarcia do klienta, nowych opakowań, czy form reklamy.

Ponieważ zagadnienie innowacyjności jest niezwykle szerokie, firmy często oczekują zewnętrznej pomocy w zdefiniowaniu stanu wyjściowego, opracowaniu możliwości wprowadzenia innowacji, przygotowaniu strategii ich implementacji, nadzorze ich wprowadzenia i analizie efektów. Punktem wyjścia dla tych działań zawsze powinien być audyt innowacyjności przedsiębiorstwa.

Definicje
Rozwiń
Schemat postępowania
Zwiń

Krok 1. Identyfikacja potrzeb w zakresie innowacyjności

Wejście: Firma bez pełnej identyfikacji stanu obecnego, potrzeb i potencjału w zakresie innowacyjności.
Opis: Firma podejmuje decyzję o potrzebie podjęcia działań w zakresie innowacyjności. Dokonuje wstępnego przeglądu struktury w celu określenia obszarów, które powinny zostać poddane szczegółowemu badaniu – audytowi innowacyjności. Wybranymi obszarami mogą być poszczególne działy (np. B+R), funkcje (np. dystrybucja), całe przedsiębiorstwo. Decyzja o zakresie badania powinna być podyktowana indywidualnymi potrzebami firmy zgodnie z przyjętą strategią przedsiębiorstwa. Na tym etapie należy również zdefiniować oczekiwania względem audytu innowacyjności – co firma chce poprzez audyt osiągnąć. Jasne stanowisko firmy, określenie potrzeb i oczekiwań stanowią podstawę do podejmowania dalszych działań w zakresie innowacyjności.
Wyjście: Zdefiniowane obszary, które poddane zostaną audytowi innowacyjności. Zdefiniowane oczekiwania względem audytu innowacyjności.

Krok 2. Wybór wykonawcy audytu

Wejście: Zdefiniowane obszary, które poddane zostaną audytowi innowacyjności. Zdefiniowane oczekiwania względem audytu .
Opis: Wybór wykonawcy audytu jest kwestią kluczową w całym procesie. Dokonując go firma powinna się kierować przede wszystkim doświadczeniem danej firmy czy instytucji (w tym ilością przeprowadzonych audytów) oraz jej renomą (co ma znaczenie również w wymiarze marketingowym). Analizy eksperckie, do których zalicza się również audyt innowacyjności, wymagają dużej wiedzy i kompetencji osób je przeprowadzających. Warto sprawdzić rekomendacje poszczególnych wykonawców wystawione przez ich dotychczasowych klientów. Zalecany jest również bezpośredni kontakt z tymi klientami w celu zweryfikowania posiadanych informacji.
Wyjście: Wybrany i zweryfikowany wykonawca audytu innowacyjności.

Krok 3. Dopełnienie formalności przed audytem

Wejście: Sprecyzowane wymagania i oczekiwania firmy oraz obszary podlegające audytowi innowacyjności. Wybrany wykonawca audytu.
Opis: Przed przystąpieniem do audytu należy wspólnie z wykonawcą dokładnie doprecyzować zakres i zasady przeprowadzenia audytu. Podstawą współpracy powinna być umowa regulująca prawa i obowiązki każdej ze stron. Istotne jest podpisanie klauzuli o poufności(wzór poniżej). Aby audyt przyniósł oczekiwane efekty audytorzy muszą mieć dostęp do wszystkich wymaganych informacji i dokumentów, mogących mieć znaczenie przy audycie. Klauzula o poufności zabezpiecza przed ich ujawnieniem zewnętrznym podmiotom. Może ona mieć formę osobnego dokumentu lub być zawarta w umowie.
Na tym etapie konieczne jest również określenie zespołu biorącego udział w audycie – zarówno ze strony wykonawcy jak i firmy. Wybór odpowiednich osób ze strony firmy ma wpływ na rodzaj i jakość przekazywanych informacji. Muszą to być osoby kompetentne w zakresie, którego dotyczy audyt. W procesie powinny brać udział również osoby decyzyjne, np. właściciele, dyrektorzy. To oni będą podejmowali decyzje w oparciu o wyniki audytu. Należy też wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za cały proces i kontakty z wykonawcą.
Wyjście: Sprecyzowany zakres i zasady przeprowadzania audytu. Podpisana umowa i klauzula o poufności. Wyznaczony zespół audytowy.

Krok 4. Przeprowadzenie audytu innowacyjności

Wejście: Sprecyzowany zakres i zasady przeprowadzania audytu. Podpisana umowa i klauzula o poufności. Wyznaczony zespół audytowy.
Opis: W wyznaczonym przez strony terminie w siedzibie firmy powinien zostać przeprowadzony audyt innowacyjności. Lokalizacja jest istotna, ponieważ może zajść konieczność posłużenia się dokumentami i materiałami przechowywanymi w siedzibie oraz rozmowy z innymi pracownikami. Spotkanie audytowe trwa najczęściej od 2 godzin do kilku dni – w zależności od zakresu audytu. W jego trakcie audytorzy zadają pytania z obszaru objętego audytem oraz dokonują wstępnej analizy przekazanych przez firmę dokumentów.
Wyjście: Notatki audytorów. Materiały przekazane przez firmę.

Krok 5. Opracowanie raportu

Wejście: Notatki audytorów. Materiały przekazane przez firmę.
Opis: Raport z audytu opracowywany jest najczęściej w ciągu maksymalnie 2 miesięcy po spotkaniu audytowym. Eksperci wykorzystują swoje notatki, materiały uzyskane od firmy, ale również źródła zewnętrzne w zależności od zakresu audytu i oczekiwań firmy. Jeżeli zachodzi taka konieczność, możliwe jest wystosowanie dodatkowych pytań do firmy. Raport powinien zawierać opis sytuacji obecnej, analizę oraz zalecenia i rekomendacje do dalszych działań. Dokument powinien zostać dokładnie przeanalizowany przez osoby zaangażowane w proces ze strony firmy. Jeżeli pojawią się uwagi, wątpliwości lub zastrzeżenia powinny one zostać zapisane i przedstawione wykonawcy.
Wyjście: Raport z audytu. Spisane ewentualnie uwagi, wątpliwości, zastrzeżenia firmy.

Krok 6. Spotkanie poaudytowe

Wejście: Raport z audytu. Spisane ewentualnie uwagi, wątpliwości, zastrzeżenia firmy.
Opis: Spotkanie poaudytowe jest bardzo ważnym, choć często niedocenianym elementem procesu audytu innowacyjności. Powinno się odbyć do dwóch tygodni od momentu przekazania raportu. Podczas tego spotkania wykonawca omawia informacje zawarte w raporcie przedstawiając wyniki analizy, zalecenia i rekomendacje. Przedstawiciele firmy mają możliwość zgłosić własne uwagi, wątpliwości czy zastrzeżenia. Spotkanie to jest miejscem, gdzie ma miejsce dyskusja pomiędzy stronami. Najczęściej wyznaczane i planowane są dalsze działania zgodnie z przedstawionymi sugestiami. Zalecenia i rekomendacje mają charakter doradczy, nie są dla firmy wiążące – zmian w swoim funkcjonowaniu dokonuje ona zgodnie z własnym uznaniem.
Wyjście: Pełna informacja dotycząca audytowanego obszaru. Plan dalszych działań. Zakończenie procesu.

Autor
Rozwiń
Załączniki
Rozwiń